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So gelingt der Umzug ins neue Bürogebäude

Ob Unternehmen oder Behörde, der Umzug stellt sich für beide deutlich schwieriger dar als für eine Familie. Schließlich geht die Arbeit in der Regel ununterbrochen weiter. Ein reibungsloser Umzug in die neuen Räumlichkeiten ist deshalb besonders wichtig und sollte gut geplant werden. Wenn Sie ein paar Tipps befolgen, lassen sich kleine, aber störende Probleme vermeiden.

Umzug


Inventar erstellen

Bei einem Umzug möchten Sie sicherstellen, dass auch alle Möbel und Arbeitsmittel vollständig und unbeschädigt im neuen Büro ankommen. Hierfür ist es von Vorteil, wenn Sie vorher ein vollständiges Inventar erstellen, wobei Sie auch all jene Objekte mit einbeziehen, die Sie neu dazukaufen. Ein solches Inventar erleichtert den Verpackungsprozess, wodurch Sie sicher sein können, dass Sie nichts im alten Büro vergessen. Außerdem lässt sich damit überprüfen, ob auch alle Gegenstände ihren Weg in die neuen Räumlichkeiten gefunden haben. Gerade wenn Sie eine Umzugsfirma beauftragen, können Sie so im Zweifelsfall nachweisen, dass etwas verloren gegangen ist.

Ein spezialisiertes Umzugsunternehmen beauftragen

Der eigentliche Umzug ist der Kern des Standortwechsels. Ein Umzugsunternehmen sollte frühzeitig beauftragt werden, damit genügend Zeit für eine gründliche Vorbereitung bleibt. Nur so lässt sich der Umzug ordnungsgemäß durchführen. Sie sollten zudem nur Umzugsunternehmen beauftragen, die auch einen Umzugsservice für Firmen und Behörden anbieten und nicht nur Privatumzüge. Schließlich gibt es hier deutlich mehr Punkte zu beachten und andere Herausforderungen.

Solche spezialisierten Unternehmen besichtigen vorab die Büroräume, beraten Sie bei wichtigen Fragen und übernehmen die gesamte Planung. Für Sie bleibt mehr Zeit, um sich um andere organisatorische Themen zu kümmern. Spezialisierte Unternehmen kennen zudem den richtigen Umgang mit Akten und Daten und bewahren Diskretion. Gerade für Behörden spielt dieser Aspekt eine bedeutende Rolle. Weiterhin gewährleisten sie eine sichere Verpackung mit geeigneten Kartons und einen beschädigungsfreien Transport von teurem – elektronischen - Equipment.

Die Mitarbeiter informieren

Dass Sie Ihre Mitarbeiter über den Umzug selbst informieren, sollte klar sein. Wichtig ist aber auch, dass Sie sie über möglichst viele Einzelheiten des Ablaufs informieren. In den allermeisten Fällen muss die Arbeit auch während des Umzugs zumindest teilweise weitergehen. Wenn die Mitarbeiter über die genauen Abläufe informiert sind, dann können sie sich gegebenenfalls besser darauf vorbereiten und bestimmte Arbeiten vorher erledigen. So kann die anfallende Arbeit während der Übergangsphase besser verwaltet werden. Wenn es sich um ein größeres Unternehmen mit vielen Mitarbeitern handelt, dann sollten Sie einen Ansprechpartner aus jeder Abteilung wählen, welcher auch als Vermittlungsperson zwischen den Mitarbeitern und den Planern des Umzugs auftritt.

Überprüfen Sie Möbel und Ausrüstung

Ein Umzug ist ein guter Anlass, um zu überdenken, welches Büroequipment tatsächlich benötigt wird und was eventuell fehlt. Hierfür ist es notwendig, dass Sie sich vorher genauestens überlegen, was Sie in Ihrem neuen Büro wirklich benötigen. Mit neuen Möbeln können Sie ein neues Bürogefühl erschaffen, indem sich die Mitarbeiter wohler fühlen. Gleichzeitig kann veraltete Technik gegen moderne ausgetauscht werden. Der Umzug ist damit auch eine gute Möglichkeit, um die Ausrüstung dahingehend zu verbessern, dass die Arbeitsabläufe effizienter werden. Zusätzlich kann die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen optimiert werden, indem diese näher aneinander liegen.

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